Uno de los desafíos más importantes al ocupar un puesto de dirección, es aprender a equilibrar tus tareas mientras lideras un equipo de trabajo. La clave está en administrar el tiempo de forma correcta, así como saber jerarquizar y priorizar las actividades diarias.

De seguro has pasado por situaciones en las que debías tener tiempo disponible para trabajar en el desarrollo de un proyecto y a su vez contar con las horas necesarias para apoyar a tu equipo de trabajo.

Incluso frente a situaciones urgentes o inesperadas, has tenido que reprogramar muchas de tus actividades.

¿Quieres saber cómo administran el tiempo los gerentes efectivos? Sigue leyendo este artículo y entérate de varios consejos gerenciales.

Estrategias para administrar tu tiempo como gerente

1. Utiliza el correo electrónico como herramienta de comunicación

Sin lugar a dudas el correo electrónico es un buen puente de comunicación con otras personas incluyendo a tu equipo de trabajo. Al ocupar una posición directiva, debes prestar mucha atención a tu bandeja de entrada y jerarquizarla entre aquello que es de lectura y acción inmediata, y lo que puede esperar para más tarde.

También puedes ayudarte de sistemas que gestionen tu correo como por ejemplo: Boomerang de Gmail.

2. Organiza un periodo de reserva para trabajar en tus cosas y establece tiempos de bloqueo

Los gerentes a menudo tienen la dificultad de encontrar el tiempo para trabajar en sus propios proyectos, ya que deben responder a múltiples requerimientos.

Esto lo puedes solucionar utilizando una agenda o calendario virtual como el calendar de Gmail, donde puedes establecer y etiquetar horarios como “tiempo reservado” para que tu equipo sepa a qué hora programar una reunión o solicitud contigo, respetando ese lapso de tiempo mencionado anteriormente.

3. Agenda tus reuniones uno a uno

Si bien es importante que gestiones tu "tiempo reservado", también es crucial que brindes el espacio necesario para conectarte con cada uno de tus colaboradores.

Sin lugar a dudas, los managers que brindan feedback semanales, promueven equipos mucho más comprometidos y capaces de autogestionar sus propias tareas.

Si bien estos encuentros llevan un tiempo considerable, son una excelente oportunidad para construir relaciones de confianza.

4. Prioriza las actividades durante el día

Un gerente efectivo posee la capacidad de discernir las actividades que deberían tomar acción inmediata y cuáles podrían esperar. En consecuencia, es importante que aprendas a establecer tiempos de gestión, seguimiento y entrega.

Podrías basarte en métodos de planificación como la matriz de Eisenhower ¡que te ayudará a darle prioridad a cada tarea!

5. Enfoca tus reuniones a objetivos claros

¿Te ha pasado de tener que dirigir una reunión poco productiva? Aquí tu rol como gerente es clave, por lo que debes dejar en claro los objetivos de la reunión y siempre dirigirla hacía el cumplimiento de los mismos.

Es importante antes de una reunión, dar un contexto a los asistentes para que todos se encuentren en la misma sintonía. Te sugerimos preparar una agenda o pequeño reporte y enviarlo a los asistentes, con eso te asegurarás una participación activa de cada miembro.

Al finalizar la reunión, es importante dejar constancia de lo conversado a través de un breve informe o minuta con los interrogantes y resultados más importantes. Luego de realizarlo ¡recuerda enviarla a quienes participaron!

¿Te sirvió esta información? ¡Te invitamos a compartirla con tus colegas!

 

Redacción: MobySuite